３．一般社団法人小諸青年会議所庶務規程
第１章 総 則
第１条 一般社団法人小諸青年会議所 (以下「本会議所」という)の事務局・会計経理・慶弔褒賞及び旅費について規程する。
第２章事務局及び書類の管理
第２条 理事長は、定款・細則・規則・総会議事録・理事会及び委員会議事録を本会議所事務局に備えておかなければならない。
２．理事長は会員が前項の書類の閲覧を求めたときは、正当な理由なく拒んではならない。
第３条 事務局長は、理事の中より任命され理事長及び専務理事の指揮のもとに事務局を統轄し、「会計責任者」を兼ね総会及び理事会の議事録を作成する。
第４条 事務局は、事業年度毎に次の分類に従い、文書整理、保存しなければならない。
(1) 本会議所の定款並びに諸規定………………………………………… 永久保存
(2) 総会及び理事会の議事録……………………………………………… 永久保存
(3) 本会議所の会報及び広報誌……………………………………………… 永久保存
(4) 会計諸帳簿………………………………………………………………… 10年間保存
(5) 本会議所内部の文書綴…………………………………………………… 5年間保存
(6) 日本ＪＣ及び他のＪＣ関係の文書綴…………………………………… 3年間保存
(7) 事務局日誌………………………………………………………………… 3年間保存
(8) 受・発信簿………………………………………………………………… 2年間保存
(9) 前項に属されない文書・帳簿…………………………………………… 2年間保存
第３章 資産及び会計
第５条 本会議所の会計、経理に関して備えつけなければならない諸帳簿及び諸表は次の通りとする。
(1) 帳簿
総勘定元帳・現金出納帳・預金出納帳・収支予算の管理に必要な帳簿・
固定資産台帳・基本財産明細帳・会費明細帳
(2) 財務諸表
収支予算書・収支決算書・貸借対照表・財産目録
(3) 伝票
入金伝票・出金伝票・振替伝票
第６条 予算は、定款第２７条・第３６条の定めるところにより、理事会において案を作成し、総会の決議を経なければならない。
２．予算の執行は、担当委員長の権限とする。執行に当たっては、計画を綿密に立て冗費をはぶき、効果的に運用することに務めなければならない。
３．単位事業が終った時、担当委員長は速やかに計算書及び関係証憑類を揃え、捺印の上、理事長に提出しなければならない。
４．金銭の出納は事務局長の責任とする。但し、日常の経費に充てるための小口現金を事務局に預けたり、或いは事業活動の資金として予算の一部を担当委員長に前渡しすることは差支えない。
５．出納にあたっては、次の証憑をそろえ必ず起票し、これらの書類は、日付順に整理しておくものとし、入金した現金及び小切手は原則として当日中に銀行に預け入れ、手許の現金は事務局の小口現金を含め１万円を越えてはならない。
(1) 収入については発行した領収証の控
(2) 支出については支払先の領収書
(3) 領収書徴収不能のものについては担当委員長が発行した支払証
６． 事務局長はつとめて銀行の普通及び当座預金によって処理し、口座名義は社団法人小諸青年会議所として理事長印を使用する。
７． 決算にあたっては、前払費用・未収金・未払金などを整理し、仮受金などは原則としてそれぞれ該当する科目に振替え関係帳簿を照合かつ整理し、銀行預金残高証明など証拠書類を作成しなければならない。この整理は事務局長の責任とする。
８． 理事会は、理事長により提出された決算書類を審議し、監事の監査を受けなければならない。
９． その期に生じた剰余金は理事会の決議により基金として、積み立てることができる。基金の運用は別に定める。
第４章 旅費及び登録料
第７条 事務局員の会務出張は実費全額を支給する。
２．会員の旅費、宿泊料、食費等は原則として支給しない。
第８条 事務局員の登録料は全額支給する。
２． 会員の登録料は、本会議所を代表して会議・大会等に参加する場合、原則として全額を支給することができる。
第９条１．正会員が本会議所を代表して国際青年会議所、公益社団法人日本青年会議所、地区協議会、ブロック協議会に出向する役員及び委員を出向会員といい、その責任を自覚し、品格ある態度でその職務を遂行しなくてはならない。
２．理事長は、出向会員１名に付年額30,000円を限度として出向費を理事会の決議を経て支払うことができる。ただし、ブロック協議会出向会員については支給しない。
３．出向会員は、事業報告書を理事会に提出しなければならない。
第５章褒賞及び慶弔
第10条 本会議所は、地区内におけるＪＣ運動の推進高揚を図るため、次の各号に該当する者を理事会の決定により表彰する。
(1) 本会議所の拡大発展及び事業活動に顕著な功績があった委員会・正会員に授与する、以下の褒賞
(イ)優秀委員会賞
(ロ)優秀会員賞
(2) 例会に全部出席した会員に授与する皆勤賞
(3) ＪＣ活動に賛同しかつ地域社会の向上に著しく功績のあった者で、会員以外の者。
(4) その他功績顕著な者。
２． 褒賞は表彰又は感謝状又は記念品を贈呈して行う。
３． 褒賞は１月の通常総会において行うものとする。但し、止むを得ないときはこの限りではない。
第11条 次の各号に該当する者には感謝状及び記念品を贈呈する。
(1) 理事長として任期満了の者
(2) 日本ＪＣ並びにＪＣＩ役員及び地区協議会・ブロック協議会
委員長以上の任期満了者
(3) 正会員が特別会員の資格を取得した時
第12条 正会員慶弔に関しては、次の基準により慶弔金若しくは記念品を贈る。事務局員もこれに準ずる。
(1) 会員の結婚 10,000円 又はそれに相当する品
(2) 会員又は会員の配偶者が出産した場合 3,000円又はそれに相当する品
(3) 会員の死亡 20,000円 外に生花又は花輪一基
(4) 会員の病気 5,000円 但し１４日以上にわたる入院の場合
(5) 会員配偶者の死亡 10,000円
(6) 会員の両親及び子女の死亡 5,000円
２．以上のほか必要と認めたときは、理事長が決定し、理事会に報告する。
３．会員は本条に該当する事実のあったときは速やかに理事長又は事務局に届け出なければならない。